ايسنا – مهدي‌قلي با بيان اين مطلب افزود: اين اقدام در راستاي ايجاد دولت الکترونيکي و ايجاد ارتباطات سيستمي ميان واحدهاي ستادي و استاني اجرايي مي‌شود. وي گفت: ايجاد داشبورد الکترونيکي به منظور آگاهي مسوولان وزارت از آخرين وضعيت موجود در اين حوزه و حذف مکاتبات فيزيکي بين واحدها، از ديگر اهداف اجراي اين پروژه محسوب مي‌شود. وي افزود: درصورت ساماندهي اطلاعات موجود در اين حوزه، بسياري از مشکلات مديريتي و برنامه‌ريزي برطرف و از اتلاف وقت، انرژي و بودجه نيز جلوگيري می‌شود. مديرکل امور اداري با اشاره به اهميت دسته‌بندي و پردازش صحيح اطلاعات و مدارک مربوط به سازمان‌ها گفت: بدون شک مهم‌ترين ابزار براي استفاده بهينه از فرصت‌ها و مقابله با تهديدهاي احتمالي در تمامي عرصه‌ها، وجود اطلاعات به‌روز و صحيح است. وي ادامه داد: ساماندهي اسناد و پرونده‌ها موجب مي‌شود اطلاعات صحيح، به‌روز، دسته‌بندي شده و به صورت مناسب براي انجام فعاليت‌ها و تصميم‌گيري‌ها در اختيار مديران قرار گيرد و بسياري از هزينه‌هاي غير ضروري حذف شود. مهدي‌قلي نگهداري از مستندات کاغذي را يکي از مشکلات موجود در سازمان‌ها برشمرد و گفت: يکي از اهداف اجراي اين پروژه، الکترونيکي کردن اسناد در سطح وزارتخانه با استفاده از فناوري‌هاي نوين اطلاعاتي است. وي افزود: در همين زمینه، ساماندهي فيزيکي الکترونيکي در دست اجراست که به واسطه آن، تفکيک، دسته‌بندي و طبقه‌بندي اسناد انجام مي‌شود و به منظور دسترسي آسان کدگذاري خواهند شد. وي با بيان اينکه اين پروژه با بهره‌گيري از پتانسيل موجود در اداره کل امور اداري و در کنار انجام ساير امور محوله اجرايي مي‌شود، گفت: به منظور نظارت بر اجراي صحيح ساماندهي در حوزه فيزيکي، اوراق جداسازي شده از پرونده‌ها بازبيني مجدد خواهد شد. مديرکل امور اداري وزارت ارتباطات با اشاره به تلاش‌هاي در دست اقدام براي تهيه نرم‌افزار مناسب به منظور ساماندهي الکترونيکي اسناد افزود: اميدواريم با تلاش‌هاي در دست اجرا، ساماندهي الکترونيکي اسناد تا پايان سال جاري اجرايي شود و مورد بهره‌برداري قرار گيرد.